Handige tool voor tijdens een crisis: de IVM flowchart

Tijdens een crisis wilt u niet alleen weten wat u moet doen, maar ook hoe u het moet doen. Wij hebben een handige flowchart ontwikkeld die houvast geeft tijdens een crisis.

Handvatten

Tijd om draaiboeken en procedures door te nemen is er niet tijdens een crisis. Leden van het crisisteam hebben behoefte aan handvatten; korte instructies of afbeeldingen. Een afbeelding zegt immers meer dan duizend woorden. 

De flowchart geeft duidelijk weer wat in welke volgorde moet worden gedaan. Het laat u zien hoe u een crisis in hoofdlijnen aanvliegt. Het is daarmee ook een actieplan: stappen doorlopen en keuzes maken over de aanpak van de crisis. 

Overbodig

Hoe beter uw team getraind is, hoe minder zulke handvatten nodig zijn. Deze flowchart leidt u door de basis van crisismanagement en is bijzonder geschikt voor nieuwe crisisteamleden. Als er vaak genoeg geoefend wordt, wordt deze tool op den duur overbodig.

De stappen in de flowchart nader verklaard

De flowchart begint bij de melding (1). Als er een noodsituatie plaats vindt die niet door de storingsdienst of BHV opgelost kan worden, wordt er contact op genomen met de voorzitter van het crisisteam. 

De voorzitter bepaalt vervolgens of het crisismanagementteam (CMT) bijeen geroepen moet worden (2). Direct moeten de volgende beslissingen genomen worden:

- Wat is de samenstelling van het team?
- In welke locatie moet de crisisruimte ingericht worden?
- Is er een supportteam nodig? 

De voorzitter zorgt ervoor dat alle betrokken partijen opgeroepen worden (3) en dat de crisisruimte wordt ingericht (4). Zodra het team compleet is, wordt gestart met het eerste overleg (5). In het overleg wordt besproken of het nodig is om extra teams in te schakelen (6) en wordt bepaald wat er gedaan moet worden om de crisis te bestrijden (7).  Acties worden direct uitgezet. 

Zodra de crisis beheerst is (8) wordt er overdracht gedaan naar de lijn en gestart met nazorg. (9). Iedere crisis wordt afgesloten met een evaluatie (10). De input uit de evaluatie gebruikt u om de crisismanagementorganisatie nog verder te optimaliseren.  

Bestrijding

Bestrijding (7) is een essentieel onderdeel van crisismanagement. In de flowchart is dit onderdeel bewust niet ingevuld. Iedere crisis, ieder bedrijf vraagt immers om een andere aanpak. Tijdens onze trainingen leren we u welke aanpak het meest geschikt is voor uw situatie. 

Wilt u meer weten over deze flowchart of over crisismanagement? Neem contact met ons op.