De basisstappen van crisismanagement op een rij

Tijdens een crisis wordt u gedwongen om onder druk keuzes te maken die impact hebben op de toekomst van uw bedrijf. Van het een op het andere moment moet u stil staan bij vragen waar u niet zo vaak mee bezig bent geweest. Om goed door een crisis te komen, is het belangrijk om de basisstappen van crisismanagement te beheersen.

Onlangs organiseerde Avéro Achmea een webinar over bedrijfscontinuïteit in crisistijd. Gerard Rooks van Voorzie, Erik Meijerink van Kader en onze crisismanagement-expert Willy Antonissen kwamen aan het woord over bedrijfscontinuïteit en crisismanagement. Het complete webinar kunt u hier terugkijken

Onderstaand kunt u de aandachtspunten teruglezen, wat u een goed inzicht geeft in de basisstappen van crisismanagement.

Nadenken over de inrichting van uw crisisorganisatie

Als zich een calamiteit voordoet, zullen de responsteams de eerste repressie doen. In dit voorbeeld is dat de BHV, maar dat zou ook een ICT-team of een storingsdienst kunnen zijn. Dat hangt natuurlijk af van de aard van de calamiteit. Heeft u helder wie wanneer op moet treden?

De BHV houdt zich bezig met de bestrijding van de calamiteit op de plaats van het incident. Het crisisteam richt zich op de effecten die de calamiteit heeft voor de organisatie. 

Wanneer de calamiteit te bedreigend of te groot wordt, wordt het crisisteam ingezet.

In eerste instantie is het crisisteam gericht op het treffen van noodmaatregelen, maar naarmate er meer grip komt op de situatie is er ruimte om vooruit te denken. Het crisisteam zal dan besluiten om herstelprocedures of een uitwijkprocedure te starten. Deze zijn opgenomen in het continuïteitsplan.

Wie zitten er in uw crisisteam?

Bij veel platte MKB-bedrijven bestaat het crisisteam uit het managementteam. Bij complexere organisaties is het belangrijk om goed uit te denken wie er met welke rol en verantwoordelijkheden in het crisisteam zitting moet nemen.

Bovenstaand voorbeeld is representatief voor veel bedrijven in Nederland. 

Iedereen heeft zijn eigen aandachtsgebied; de voorzitter stuurt. De logger houdt de acties bij. Om overzicht te bewaren, mogen deze taken niet door elkaar heen lopen.

De samenstelling van het team kan variëren afhankelijk van het soort crisis en het soort bedrijf. Belangrijk is dat de juiste mensen met het juiste mandaat aan tafel zitten. De vrije stoel zorgt ervoor dat er altijd ad hoc iemand kan aanschuiven, bijvoorbeeld een deskundige.

Zo geef je het crisisoverleg structuur

Een crisisteam vergadert frequent. In het begin kort en vaak, later langer en minder vaak. 

Maar telkens in drie stappen:

1.       Kijk: wat zijn de feiten.  Elk teamlid verteld wat hij weet over de situatie. Er wordt niet gediscussieerd.

2.       Denk: discussie over wat er aan de hand is en welke eerste acties er genomen moeten worden.

3.       Doe: benoemen acties en adresseren

Vervolgens wordt het overleg geschorst en gaat iedereen zijn acties uitzetten. Op de afgesproken tijd wordt het overleg vervolgd en worden deze drie stappen herhaald.

Meer weten?

Bekijk het webinar of neem contact met ons op via crisismanagement@werkveilig.nl