Business Continuity Management: de basis

Om te voorkomen dat uw bedrijf stil komt te staan, is het belangrijk dat u een helder beeld heeft van alle zaken die uw bedrijfscontinuïteit in gevaar brengen en hoe u hierop kunt anticiperen. In dit artikel leggen we de basis van Business Continuity Mangement (BCM) uit.

Het Business Continuity Proces

Bedrijfscontinuïteit is het hoofddoel van Business Continuity Management. De basis van het BCM proces bestaat uit verschillende stappen:

Beleid

Business Continuity Management begint bij beleid. Om succesvol de bedrijfsveiligheid te waarborgen, moet het management in hun beleid opnemen welke maatregelen nodig zijn om de continuïteit van de organisatie te waarborgen. 

Risicoanalyse

Voor succesvol BCM moet er inzicht zijn in de risico's die de continuïteit van de bedrijfsvoering daadwerkelijk bedreigen. Waar u wakker van ligt, is niet per se het grootste risico voor uw bedrijf. Een risicoanalyse is een methode waarbij risico's worden vastgesteld door het bepalen van de kans dat een dreiging zich voordoet en de gevolgen daarvan: Risico = Kans x Gevolg. 

Business Impact Analyse (BIA)

Samen met de risicoanalyse wordt een Business Impact Analyse (BIA) gemaakt, deze wordt gebruikt om de kritieke processen van de niet kritieke processen te scheiden. Met een BIA wordt inzichtelijk gemaakt wat een organisatie minimaal nodig heeft om na een calamiteit haar bedrijfsactiviteiten te kunnen continueren.

Samenvatten en rapporteren

Zodra alle feiten op tafel liggen en helder is hoe de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd kan worden, vatten we alle data samen. Op basis van deze data rapporteren we de huidige stand van zaken en stellen we maatregelen voor om het voortbestaan van de organisatie beter te kunnen borgen. 

Uitvoeren van maatregelen

Bij de voorgestelde maatregelen maken we onderscheid tussen preventieve en repressieve maatregelen. De juiste bouwkundige, technische en organisatorische maatregelen kunnen veel calamiteiten voorkomen. 

Als er toch een crisis plaatsvindt, is het belangrijk dat de juiste repressieve maatregelen geïmplementeerd zijn in de organisatie. Alle teams, van het storingsteam van IT tot de back up van het crisisteam, moet weten hoe te handelen. De verschillende draaiboeken zorgen voor houvast tijdens de crisis, waardoor de impact op de bedrijfsvoering beperkt kan worden. 

Testen en onderhoud

Om zeker te weten dat de maatregelen succesvol zijn, is het belangrijk dat er getest en geoefend wordt. Hierdoor vindt er een haarfijne afstemming plaats tussen theorie en praktijk, waardoor uw organisatie precies weet wat het moet doen tijdens een crisis om de bedrijfscontinuïteit te beschermen. 

Naast het testen is evaluatie en onderhoud belangrijk. Uit iedere test komt feedback, die we indien nodig verwerken in de draaiboeken, de repressieve maatregelen en/of het beleid.  In tegenstelling tot wat veel mensen denken, is BCM geen eenmalige actie. Het is een doorlopend proces van plannen, uitvoeren, testen en aanpassen. 

Crisismanagement

Als zich een calamiteit voor doet, zullen eerst responsteams zoals storingsdiensten of BHV de eerste repressie doen. Wanneer de calamiteit te bedreigend wordt voor de bedrijfsvoering, wordt het crisisteam ingezet. Het team kan vervolgens continuïteitsplannen  activeren. Om crisismanagement succesvol in te zetten en de schade voor de bedrijfscontinuïteit te beperken, is het daarom belangrijk dat al deze plannen en procedures op elkaar aansluiten. Het kost wat werk, maar als uw crisismanagementorganisatie eenmaal staat, weet u dat u in staat bent om de meeste crises het hoofd te bieden.  

Meer over het inrichten van de crisismanagementorganisatie leest u hier. Wilt u meer weten over hoe IVM u kan ondersteunen? Neem vandaag nog contact met ons op.