Achter de schermen bij een crisissimulatie van IVM

Achter de schermen bij een crisissimulatie van IVM

Geplaatst op 17 september 2019
Categorie: Crisismanagement

Dagelijks gebeuren er op de Nederlandse wegen verschillende ongelukken. Voor een van onze opdrachtgevers ontwikkelden wij een crisissimulatie waarbij een ongeluk op een naastgelegen snelweg een crisissituatie tot gevolg had.

De crisissimulatie

Thérèse Petersen, onze Specialist Opleiden & Oefenen heeft na overleg met de opdrachtgever een crisisscenario geschreven, waarbij alle oefendoelen van het team aan bod komen. De locatie zit vlak bij een snelweg, waar het extra druk is omdat er in de stad verschillende evenementen georganiseerd worden. Er ontstaat een file bij de afrit, vlak naast de locatie van de opdrachtgever. Helaas ziet een tankwagen deze file over het hoofd, en rijdt er op in.

Er ontstaat een kettingbotsing, waarbij meerdere vrachtwagens en personenauto’s betrokken zijn. Tussen de slachtoffers zitten ook medewerkers van de opdrachtgever. De tankwagen is gekanteld en lekt gevaarlijke stoffen, die richting het pand en de achterliggende woonwijk waaien. Er wordt een NL Alert verzonden, iedereen moet van straat af en in het pand moeten ramen en deuren gesloten worden.

Tijdens deze simulatie worden niet alleen de individuele skills van het decentrale crisisteam getest, maar ook de samenwerking met het crisissupportteam, hoofdkantoor en de overige locaties.

communicatie.jpeg

De regiekamer

Met een team van zeven man komen we aan bij de opdrachtgever en starten met de inrichting van de regiekamer. Crisisregisseur Dinant Berteler zorgt ervoor dat het team van IVM in de regiekamer een livestream heeft vanuit de ruimte waar het crisisteam bijeen komt. Op deze manier kunnen we alles zien en horen wat het crisisteam doet. Dit is om twee redenen belangrijk; zodat de roleplayers kunnen inspelen op de acties van het crisisteam en zodat we kunnen observeren wat goed gaat en wat beter kan. Dit laatste nemen we mee in de evaluatie.

Samen met de roleplayers en Specialist Crisiscommunicatie Eva Sipman, controleert Dinant of alle techniek werkt zoals het zou moeten. De roleplayers testen de mobiele telefoons waarmee ze straks de leden van het crisisteam gaan bellen, het Hoofd BHV van de organisatie test de portofoons en Eva Sipman controleert of het Mediaportal goed functioneert.

In het Mediaportal staan in een afgesloten omgeving kopieën van de bedrijfswebsite, intranet van de opdrachtgever, Twitter en websites van lokaal en nationaal nieuws. Tijdens een echte crisis moet je immers ook rekening houden met wat er in de omgeving en op de verschillende media gebeurt, dus simuleren wij dit ook tijdens onze oefeningen.

roundtable-828546_1280.jpg

Een crisis komt altijd onverwacht

Terwijl Veiligheidsmanager Henk Veenvliet en Business Continuity Specialist Willy Antonissen het crisisteam uitleg geven over de simulatie, blijkt dat er daadwerkelijk een ongeluk is gebeurd op steenworp afstand van het pand. Om goed onderscheid te kunnen maken tussen de simulatie en de echte crisis, wordt besloten geen gebruik te maken van de portofoons. Hiermee hopen we te voorkomen dat de echte hulpverlening niet per abuis gedwarsboomd word door onze simulatie. Gelukkig heeft crisisregisseur Dinant direct een oplossing, en alle portofoons worden vervangen door mobiele telefoons.

Roleplayers in actie

De drie roleplayers hebben een uitdagende taak; ze moeten als verschillende karakters de leden van het crisisteam bellen. Het doel van de roleplayers is niet om zo vervelend mogelijk zijn, maar om een realistische situatie neerzetten die tijdens een crisis voor kan komen. Dit wordt niet helemaal geïmproviseerd; voor aanvang van de simulatie zijn er uitgebreide scripts geschreven en van te voren is er bepaald wanneer er met wie gebeld moet worden, en met welk doel.

De roleplayers bellen onder andere als journalisten die meer informatie willen hebben, bezorgde buren, een student die een vraag heeft over zijn afstudeerstage en geen flauw idee heeft dat hij belt tijdens een crisis, en als collega’s met belangrijke rollen. Ieder telefoontje sluit aan bij een leerdoel en helpt te toetsen hoe georganiseerd de crisiscommunicatie verloopt, zowel intern als extern. Indien nodig wordt overlegd met regisseur Dinant of er van het script afgeweken moet worden.

#fakenews

applications-apps-blur-533446.jpg

Een van de roleplayers werkt nauw samen met Eva, die ervoor zorgt dat het online gedeelte van de simulatie vlekkeloos verloopt. Ze verspreid op Twitter een vals nieuwsbericht en geeft de roleplayer de opdracht om het hoofd communicatie te bellen en hem door te zagen over dit bericht. Gelukkig is de communicatieafdeling voorafgaand aan de simulatie goed getraind, en lukt het de “journalist” niet om verwarring te zaaien bij de afdeling communicatie en hen te verlokken tot het doen van speculatieve uitspraken.  

Terwijl het crisisteam druk bezig is met het oplossen van de nasleep van het “nepongeluk” uit de simulatie, vliegt er een traumahelikopter over het pand om de slachtoffers van het echte ongeluk te helpen…

Evaluatie

Iedere crisissimulatie sluiten we af met een evaluatie. Alle teamleden van IVM, inclusief de roleplayers, maken tijdens de simulatie aantekeningen van wat ze zien en horen. Zowel sterke punten als verbeterpunten worden opgeschreven. Tijdens de evaluatie wordt dit kort besproken, samen met de ervaringen van de crisisteamleden zelf. Net als bij iedere simulatie, komt ook nu naar voren dat de leden van het crisisteam de simulatie erg serieus namen; ze voelden daadwerkelijk de druk die bij een echte crisis komt kijken.

Willy hield de mondelinge evaluatie  zoals altijd kort. Crisissimulaties zijn intens en vragen best wel wat van je. Daarom leveren we altijd een geschreven rapport op, waarin de oefenleiders Willy en Henk, advies geven over hoe de organisatie zich nog beter voor kan bereiden op een crisis en welke oefendoelen zijn behaald. Een crisis komt altijd onverwacht, en juist daarom is het doen van simulaties van levensbelang.

Wilt u meer weten over onze simulaties? Klik hier.

Terug

Blijf op de hoogte van publicaties van IVM over crisismanagement