Het VCA register is de centrale database waarin wordt vastgelegd of iemand een geldig VCA-diploma heeft. De officiële naam van dit systeem is het Centraal Diploma Register (CDR). Het register wordt beheerd door Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV).

Werkgevers, planners, veiligheidskundigen, HR-afdelingen en opdrachtgevers gebruiken dit register om te controleren of medewerkers daadwerkelijk beschikken over een geldig VCA-diploma. Het register speelt dus vooral een rol aan de organiserende kant van projecten, niet bij de uitvoerende medewerker zelf.

In dit artikel lees je:

• Wat het VCA register precies is

• Hoe het werkt

• Wat er wel en niet in staat

• Wat het verschil is met bedrijfs-VCA

• Of een digitale VCA-pas voldoende is bij toelating tot een project

Wat is het VCA register precies?

Het VCA register is een online verificatiesysteem waarin persoonsgebonden VCA-diploma’s worden geregistreerd zodra iemand slaagt voor een erkend examen.

Het doel is eenvoudig: zichtbaar maken of een diploma geldig is op het moment van controle.

In het register worden onder meer opgenomen:

• Naam

• Geboortedatum

• Type diploma

• Registratienummer

• Geldigheidsdatum

Het gaat uitsluitend om diploma’s van personen. Bedrijfscertificeringen vallen hier niet onder.

Waarom bestaat het VCA register?

In sectoren waar met verhoogd risico wordt gewerkt, moet aantoonbaar zijn dat medewerkers beschikken over basiskennis van veilig werken.

Een papieren diploma of los pasje kan beschadigd raken of verouderen. Daarom is er gekozen voor centrale registratie. Het VCA register zorgt voor:

• Objectieve controle van geldigheid

• Eenduidigheid bij audits

• Transparantie in de keten van opdrachtgever en onderaannemer

• Minder discussie over verlopen certificaten

Het register maakt dus controle eenvoudiger en betrouwbaarder.

Hoe werkt het VCA register?

1. Aanlevering na examen

Wanneer iemand slaagt voor een VCA-examen bij een erkend examenbureau, worden de diplomagegevens digitaal aangeleverd aan het Centraal Diploma Register.

2. Registratie

De gegevens worden gekoppeld aan de persoon en voorzien van een unieke registratie.

3. Actualisatie

• Bij herhaling wordt de geldigheidsdatum aangepast

• Bij verlopen diploma blijft de registratie zichtbaar met einddatum

• In uitzonderlijke situaties kan een registratie ongeldig worden verklaard

Het register toont dus altijd de actuele status van het diploma.

Welke diploma’s staan in het VCA register?

Het register bevat onder andere:

• B-VCA

• VOL-VCA

• VIL-VCU

• Diverse SOG-diploma’s

Alleen diploma’s die binnen het Nederlandse VCA-stelsel zijn afgegeven, worden opgenomen.

Wat staat er niet in het VCA register?

Om misverstanden te voorkomen:

Niet zichtbaar zijn:

• Examencijfers

• Kopieën van diploma’s

• Adresgegevens

• Buitenlandse certificaten die buiten het Nederlandse schema zijn behaald

Bij internationale projecten moet verificatie soms via een ander nationaal systeem plaatsvinden.

Verschil tussen VCA register en bedrijfs-VCA

Een veelvoorkomend misverstand is dat het VCA register ook bedrijven registreert.

Dat is niet het geval.

• Het VCA register bevat persoonsgebonden diploma’s

• Bedrijven worden gecertificeerd via certificerende instellingen

Bij controle van een onderaannemer moet je dus twee vragen stellen:

1. Is het bedrijf gecertificeerd?

2. Hebben de medewerkers een geldig persoonsdiploma?

Dat zijn twee aparte controles.

Mag ik iemand toelaten op mijn project als hij zijn VCA via de digitale pas laat zien?

Ja, dat mag, mits het gaat om een digitale VCA-pas die realtime gekoppeld is aan het Centraal Diploma Register van Stichting Samenwerken Voor Veiligheid.

Een digitale pas via bijvoorbeeld vca-pas.nl haalt de actuele diplomastatus rechtstreeks uit het officiële register. Je controleert dus live:

• Of het diploma geregistreerd staat

• Welk type diploma het betreft

• Of het op dat moment geldig is

In dat geval geldt de digitale VCA-pas in de praktijk als voldoende bewijs dat iemand beschikt over een geldig VCA-diploma.

Wanneer is aanvullende controle niet nodig?

Als:

• De digitale pas de actuele geldigheidsdatum toont

• De naam overeenkomt met het identiteitsbewijs

• De status als geldig zichtbaar is

Dan is een aparte zoekactie in het register niet meer nodig.

Wanneer moet je wél extra controleren?

Extra controle is verstandig wanneer:

• Alleen een oud fysiek plastic pasje wordt getoond

• Er geen geldigheidsdatum zichtbaar is

• Gegevens niet overeenkomen

• Er twijfel bestaat over de echtheid

In die gevallen kun je rechtstreeks het Centraal Diploma Register raadplegen.

Kort gezegd: de digitale pas is niet het bewijs op zichzelf. De onderliggende registratie is dat. De digitale pas is een directe weergave van die registratie.

Wie gebruikt het VCA register in de praktijk?

Het register wordt vooral geraadpleegd door:

• HR-afdelingen bij indiensttreding

• Werkvoorbereiders en planners

• Veiligheidskundigen

• Opdrachtgevers bij ketencontrole

• Auditors en inspecteurs

Voor uitvoerende medewerkers zelf blijft het register meestal op de achtergrond.

Lang verhaal kort

Het VCA register, officieel het Centraal Diploma Register, is het centrale controlesysteem voor persoonsgebonden VCA-diploma’s in Nederland. Het maakt het voor organisaties mogelijk om snel vast te stellen of iemand beschikt over een geldig diploma.

Bij gebruik van een digitale VCA-pas die gekoppeld is aan het register, vindt die controle realtime plaats en is aparte verificatie doorgaans niet nodig.

Voor organisaties die werken met VCA is het register daarmee een vast onderdeel van hun controleproces.