De letterlijke vertaling van toolbox is gereedschapskist. En dat is eigenlijk ook wat deze meeting is; het uitdelen van tools om samen veilig te kunnen werken. Maar hoe organiseer je een effectieve toolboxmeeting? En hoe vaak moet je deze organiseren? In dit artikel gaan we er dieper op in en zetten we wat handige tips op een rij.

Is een toolboxmeeting verplicht?

Voor VCA-gecertificeerde bedrijven zijn toolboxen verplicht. Bedrijven met VCA petrochemie en VCA** certificering moeten minimaal tien toolboxen per jaar organiseren, VCA* bedrijven minimaal vier per jaar. Naast de verplichte toolboxen, kiezen sommige werkgevers ervoor om extra toolboxen te houden. Bijvoorbeeld als veiligheidskwartiertje aan het begin van elke werkdag of als kick-off bij de start van een project. 

Onze veiligheidskundigen en safety supervisors starten grote projecten zoals een shutdown of turnaround altijd met een toolbox, zodat iedereen weet wat zij kunnen verwachten gedurende de stop. 

Wat is het doel van een toolbox?

Werkgevers zijn wettelijk verplicht om hun medewerkers goed voor te lichten over hoe zij risicovolle werkzaamheden veilig uit kunnen voeren. Het doel van de toolbox is daarom om de communicatie tussen medewerkers en leidinggevenden te bevorderen en ervoor te zorgen dat er veilig gewerkt wordt.

In de regel worden er veiligheidsinstructies gegeven voor risicovolle werkzaamheden. Veel risico’s kunnen afgedekt worden door preventieve maatregelen te nemen, maar er blijven altijd zogenaamde “restrisico’s” over. Deze restrisico’s kunnen het onderwerp zijn van de eerste toolbox bij een nieuw project.

Omdat de werkzaamheden en omstandigheden tijdens het project kunnen veranderen, is het geven van veiligheidsinstructies een doorlopend punt en niet een eenmalige actie. De toolbox is de ideale plek om te leren van fouten na een incident en om nieuwe (bijna)ongelukken te voorkomen. 

Hoe gebruikt IVM toolboxen tijdens projecten?

Volgens Tonny Mug, trainer en veiligheidskundige (MVK) bij IVM, is het met name van belang om de toolbox goed te koppelen aan de praktijk. Hij werkte geregeld als safety supervisor en organiseerde dan toolboxen voor alle veiligheidsprofessionals in het project; van brandwacht tot stralingsdeskundige. 

Tonny: “Het moet niet te theoretisch of langdradig worden. Iedereen is daar om de handen uit de mouwen te steken en om op een praktische manier met veiligheid aan de slag te gaan. Als er dan een lang verhaal verteld wordt over iets wat niet direct relevant voor het werk is, haken mensen af. Daarom zorg ik er altijd voor dat toolboxen niet langer duren dan noodzakelijk en we een interactieve discussie hebben over het werk dat we straks uit gaan voeren. Ook werk ik veel met foto’s en filmpjes, omdat dit erg verduidelijkend werkt."  

Bij grote projecten met meerdere (sub)contractors organiseert de stop coördinator een toolbox voor alle betrokkenen na een incident. Bij deze bijeenkomsten gaat het niet om te bespreken wie er schuldig is aan het incident, maar om samen te bespreken wat nodig is om herhaling te voorkomen en het veiligheidsbewustzijn te vergroten.  

Wat praktische tips op een rij:

• Beperk het aantal onderwerpen;

• Zorg ervoor dat de casus uit de praktijk komt;

• Hou het interactief; gebruik afbeeldingen, filmpjes, stel vragen aan de deelnemers en laat ze ervaringen delen zodat iedereen van elkaar kan leren;

• Zorg ervoor dat het nooit gaat om wie ergens schuldig aan is, maar wat we allemaal kunnen leren van een (bijna)incident;

• Controleer of iedereen de instructies heeft begrepen. Maak hier extra tijd voor als er gewerkt wordt met mensen die geen ervaring hebben met de bewuste locatie, anderstaligen of inleenkrachten. 

• Zorg ervoor dat afwezigen op de hoogte gebracht worden van alles wat er is besproken;

• Kom bij iedere toolbox kort terug op de inhoud van de voorgaande toolbox, zo blijft kennis vers.