OEFENEN, TRAINEN EN OPLEIDEN
De risico’s zijn duidelijk. Het crisisplan ligt klaar, de crisiskamer is ingericht en je weet wie er in het crisisteam zitten. Maar betekent dat dat je nu klaar bent voor een crisis?
Zeker niet.
Nu begint pas de volgende fase: opleiden, trainen en oefenen (OTO). Over het belang en de aanpak van OTO kunnen we een complete encyclopedie volschrijven. In deze blog nemen we twee belangrijke aandachtspunten met je door, zodat jij een ijzersterk OTO-plan kunt opstellen.
OTO staat voor opleiden, trainen en oefenen. Het zijn geen synoniemen, maar onderdelen van een leerproces dat je helpt beter voorbereid te zijn op crisissituaties.
Opleiden draait om kennis opdoen.
Trainen is gericht op het aanleren van vaardigheden en procedures.
Tijdens oefeningen boots je een crisissituatie na om te zien of je team klaar is om die kennis en vaardigheden in de praktijk te brengen.
Leerpunten uit de oefeningen vormen de basis voor nieuwe opleidingsplannen. Omdat elke organisatie andere risico’s en leerdoelen heeft, is een OTO-plan altijd maatwerk. We maken daarom onderscheid tussen een meerjarenplan en een jaarplanning.
In het meerjaren OTO-plan bepaal je de koers. Je legt de doelstellingen vast, beschrijft de opbouw van het leertraject en benoemt de trainingen en oefeningen. Denk aan: Basisopleidingen voor het hele team en specifieke rollen; Specialistische trainingen, zoals mediatraining, dilemma-sessies of supporttrainingen; Scenario-oefeningen, van simulaties tot live oefeningen.
In de jaarplanning bepaal je welke onderdelen je wanneer uitvoert. Voor elke training beschrijf je de doelgroep en leerdoelen. Worden die doelen niet gehaald? Dan pas je het plan aan. Daarom is het belangrijk om de ontwikkeling van zowel individuen als het team goed te monitoren.
Veel jonge crisisteams maken dezelfde fouten bij hun eerste oefening. Vooral de overlegstructuur kost vaak onnodig veel tijd. Door een goede basistraining leren teamleden hoe het voelt om tijd te verliezen, en hoe dat beter kan.
Met een paar tips reduceren we het eerste overleg van twintig naar vijf minuten. Is je team al ervaren en bekend met het crisisplan? Dan verschuiven we de focus. We leggen het accent op thema’s als:
De vertaling van het crisisplan naar de praktijk;
Overlegstructuren, tools en rolvastheid;
Interne en externe communicatie;
Besluitvorming, samenwerking en stressmanagement.
Een oefening is alleen effectief als die aansluit op het niveau van je team. Te complexe oefeningen kunnen averechts werken, maar te eenvoudige leveren te weinig leermomenten op.
Het doel van een OTO-plan is dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt tijdens een crisis. Zo voorkom je verwarring en tijdverlies.
Door regelmatig te trainen, ontdek je waar je team nog in kan groeien. Sommige rollen vereisen extra aandacht. Neem bijvoorbeeld de liaison CoPI – degene die jouw organisatie vertegenwoordigt in het CoPI-overleg tijdens grootschalige incidenten. Dat overleg werkt anders dan jouw interne crisisstructuur. Daarom is het belangrijk dat diegene goed weet wat er speelt, wat er verwacht wordt en hoe hij of zij jouw belangen het best behartigt.
OTO is geen eenmalige actie die je kunt afvinken. Het is een continu proces en een onmisbare pijler van goed crisismanagement. Zeker bij nieuwe teams begin je bij de basis. Daarna blijf je trainen, oefenen en bijstellen. Vergeet daarbij de nafase niet.
Crisismanagement stopt niet bij de crisis zelf. Herstel en terugkeer naar normale bedrijfsvoering zijn net zo belangrijk. Neem dit mee bij het opstellen van je oefendoelen. Wil jij met meer vertrouwen een crisis tegemoet kunnen treden? Investeer dan in een doordacht en goed uitgevoerd OTO-plan.
Door gericht te oefenen, reageert je team sneller, slimmer en met meer impactbeheersing. Meer weten? Neem vandaag nog contact met ons op. We helpen je graag verder.
Wat doe je als iedereen naar jou kijkt voor antwoorden tijdens een crisis? Lees hoe een crisiscommunicatieplan helpt
Simuleer realistische crisissituaties om blinde vlekken aan het licht te brengen en je team slagvaardiger te maken.
Tijdens een crisis wordt de wereld anders. Wij helpen je met een goede voorbereiding. Wil je weten hoe? Neem contact op met onze collega's van de afdeling verkoop, zij helpen je graag verder.
Onze collega's van de afdeling verkoop helpen je graag verder.